Tính năng trộn thư vào Word 2010 là tính năng rất hấp dẫn và hữu ích. Test tưởng tượng, nếu như khách hàng là giáo viên, bạn cần gửi thư mời họp phụ huynh hoặc sổ liên lạc cho những phụ huynh, ví như gõ bằng tay thủ công thì chúng ta phải mất bao nhiêu thời gian mới trả thành? Mail Merge sẽ giúp bạn giải quyết và xử lý vấn đề đó chỉ bởi vài cú nhấp chuột.
Bạn đang xem: Tạo mail merge trong word 2010
Trong nội dung bài viết này, x-lair.com đã giới thiệu cho bạn cách trộn thư vào Word 2010. Ban đầu thôi nào!
Trộn thư vào Word (Mail Merge) là gì?
Trộn thư (Mail Merge) là một trong tính năng cải thiện trong Microsoft Word, giúp bạn xử lý bài toán chèn các danh sách, tệp tin,… vào một vài văn băn phiên bản cố định như thư mời, thông báo, phiếu điểm, bảng lương mặt hàng tháng…
Đây là một trong tính năng thực sự hữu dụng giúp chúng ta tiết kiệm được không ít thời gian.
Cách trộn thư trong Word 2010
Để kết thúc được quy trình trộn thư, bạn cần phải có 2 tệp tin tài liệu:
Văn bản gốc: ngôn từ văn bản đã được soạn thảo sẵn và đang quăng quật trống các nội dung nên điền. Ví dụ: Thư mời, giấy báo trúng tuyển vứt trống tên fan nhận, người/đơn vị nhận, địa chỉ, số điện thoại…Dữ liệu gốc: tin tức dữ liệu của mỗi cá nhân, đơn vị chức năng để điền vào địa điểm đang quăng quật trống làm việc văn bạn dạng đã được biên soạn sẵn.1. Giải pháp trộn thư vào Word 2010 bằng phương pháp tạo mới list chèn
Bước 1: Bạn vào tab Mailings bên trên thanh chính sách >> lựa chọn Start Mail Merge >> lựa chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: hành lang cửa số Mail Merge hiện nay ra.
Đầu tiên, ở mục Select document type lựa chọn Letter >> lựa chọn Next: Starting document ở mục Step 1 of 6.Tiếp theo, chọn Use the current document vào mục Select starting document >> lựa chọn Next: Select recipients nghỉ ngơi mục Step 2 of 6.Chọn Type a new list trong mục Select recipients >> lựa chọn Next: Write your letter vào Step 3 of 6.
Bước 3: hành lang cửa số New Address List mở ra >> lựa chọn Customize Columns.
Bước 4: Trong hộp thoại Customize Address List, bạn cũng có thể tuỳ chỉnh tài liệu như:
Add: Thêm trường.Delete: Xoá những trường có sẵn.Rename: Đổi tên trường bao gồm sẵn.Sau khi hoàn tất, các bạn nhấn lựa chọn OK.
Bước 5: Điền tin tức cơ bản của các trường.
Ví dụ:
New Entry: Thêm chiếc mới.Delete Entry: Xoá dòng.Find: kiếm tìm kiếm.Sau khi hoàn tất chọn OK.
Bước 6: cửa sổ Save Address List lộ diện >> Đặt tên đến tập tin này rồi chọn Save.
Bước 7: Tại form Mail Merge Recipients, chúng ta cũng có thể sửa lật sang các công dụng như:
Sort: bố trí lại dữ liệu theo trường nào đó.Filter: lọc ra hầu như danh sách quan trọng trong list dài.Find duplicates: Tìm và xoá những dữ liệu như thể nhau.Validate address: chứng thực địa chỉ.Sau đó chọn OK.
Bước 8: trở về cửa sổ Mail Merge.
Bước 9:
Hộp thoại Insert Merge Field xuất hiện >> lựa chọn Database Fields.Sau đó chọn vào trường đã kiến thiết >> lựa chọn Insert tại những vị trí >> lựa chọn Next: Preview your letter.
Bước 10: sau khoản thời gian đã chèn ngừng các trường >> chọn Next: Complete the merge.
Bước 11:
Trên thanh công cụ, chọn tab Mailings.Tại mục Finish và Merge >> chọn Edit Individual Documents.Cửa sổ Merge to New Document hiện ra >> lựa chọn All >> lựa chọn OK.
2. Biện pháp trộn thư vào Word 2010 bằng cách sử dụng tệp tin Excel
Bước 1:
Bạn thực hiện tương tự các bước 1 với 2 như bí quyết trộn thư vào Word 2010 bằng cách tạo mới danh sách chèn nghỉ ngơi trên.Nhưng ở mục Step 3 of 6 >> lựa chọn Use an existing list >> chọn Browser.Chọn tệp tin Excel có tài liệu bạn phải >> lựa chọn Open.
Bước 2: chọn sheet chứa dữ liệu trong tệp tin Excel >> chọn OK.
Bước 3: tiến hành lại từ bước 7 đến bước 11 như bí quyết trộn thư vào Word 2010 bằng cách tạo mới danh sách chèn ngơi nghỉ trên.
Lưu ý: Khi trộn thư với tệp tin Excel, list trong file rất cần được tạo từ mẫu đầu tiên. Ko được có những ô trông ở trên và bên dưới nếu không các bạn sẽ tạo ra các biểu mấu trống. Để tránh trường hợp đó, chúng ta nên bỏ chọn những trường trống mở ra trong cửa sổ Mail Merge Recipients.
Cách trộn các thư vào Word 2010
Để trộn các thư trong một trang giấy vào Word 2010, ta tiến hành như các bước dưới đây:
Bước 1: chuẩn bị bảng tài liệu và phần câu chữ file Word đề xuất trộn.
Bước 2: Để tiến hành nhân các nội dung cùng lúc, các bạn copy phần văn bản ở tệp tin Word >> vào thẻ Mailings >> Start Mail Merge >> lựa chọn Labels >> lựa chọn New Label.
Cửa sổ Label Detail xuất hiện, bạn thiết lập cấu hình các thông số theo ước muốn và lựa chọn OK.
Tiếp đến, bạn dán phần ngôn từ đã copy ban đầu vào ô nhãn thứ nhất >> chọn Update Labels trong thẻ Mailings nhằm nhân lên những nhãn khác gồm cùng câu chữ trên và một trang giấy.
Bước 4: trên vị trí đề xuất điền tin tức trên nhãn trước tiên của tệp tin Word, bạn chọn Insert Merge Field cùng chọn văn bản tương ứng.
Thực hiện tương tự cho những thông tin mặt dưới. Sau thời điểm chọn kết thúc cho nhãn đầu tiên, nhấn chọn Update Labels để nhập thông tin cho những nhãn tiếp theo.
Bước 5: Để soát sổ kết quả, chọn Preview Results. Nếu tiến hành đúng theo quá trình như trên, các bạn sẽ thấy ở mỗi mục của từng nhãn vẫn hiển thị các thông tin khớp ứng với bảng dữ liệu mà không xẩy ra trùng.
Xem thêm: Những Câu Đố Cho Trẻ Em - Tổng Hợp Những Câu Đố Dành Cho Trẻ Mầm Non
Trên phía trên là quá trình trộn thư vào Word 2010 mà lại x-lair.com muốn ra mắt cho các bạn. Hãy like & Share bài viết nếu bạn thấy nó có ích và hãy nhớ là thường xuyên truy vấn ThuthuatOfice để hiểu biết thêm nhiều thủ thuật giỏi nhé.